Vorteile des CAQ-Systems QAPS aus der Sicht eines Anwenders im Bereich des Qualitätsmanagements
Wir (Fa. Atlas MTT GmbH, vormals Heraeus Xenotest GmbH) benutzen das CAQ-System QAPS seit mehr als 10 Jahren. Es wurde für den Einsatz in einem namhaften deutschen Großunternehmen entwickelt.
Von den insgesamt zur Verfügung stehenden Modulen nutzen wir z. Zt.:
1. Rechteverwaltung, Administration
2. Stammdaten (mit integriertem Änderungswesen)
3. Prüfplanung (mit Normen- und Unterlagenverwaltung)
4. Prüfung (mit Beanstandungen)
5. Prüfmittelüberwachung
6. RMA (Rückwaren)
Die Module sind so ausgelegt und miteinander verknüpft, dass alle das Qualitätsmanagement betreffenden Vorgänge einschließlich der kompletten Dokumentation wirklich paperless zur Verfügung stehen. Alle Anforderungen der ISO 9001 oder anderer Qualitätsmanagementnormen wie z. Bsp. Technische Lieferantenbewertung, Liefertreue, Prüfdokumentationen etc. sind problemlos und ohne Wenn und Aber zu erfüllen.
Im folgenden wird versucht, aus der Sicht eines Anwenders die herausstechende Einfachheit und Anwenderfreundlichkeit des Systems zu beschreiben.
1. Rechteverwaltung
Die Rechte können sowohl einzelnen Benutzern als auch Benutzergruppen zugeordnet werden. Sie sind sehr fein gestuft, ausgesprochen deutlich in ihrer optischen Darstellung und können je nach Bedarf als Schreib- und Leserecht, nur als Leserecht oder auch ohne Recht durch einen einfachen Mausklick bestimmt werden.
In diesem Modul ist auch ein Datenbankexport aller QAPS-Datenbanken möglich, um, falls gewünscht, neben den vielen schon vorhandenen Auswertungen des Systems Datenbankinhalte in Excel zu übertragen und daraus Histogramme oder ähnliches zu erzeugen. Dadurch sind Auswertungen in beliebigster Form nach allen Regeln der Kunst möglich. Es gibt dabei keine Grenzen.
2. Stammdaten
2.1 Materialstamm
Hier kann neben allen anderen relevanten Eingaben die prüfende Abteilung eingegeben werden, so dass sich die Prüfer später beim Abarbeiten der Prüfaufträge die für sie zutreffenden Vorgänge heraussuchen können. Das ist von Vorteil, wenn beispielsweise elektrische Teile von Elektrofachleuten, mechanische Teile von Mechanikern oder optische Teile von optischen Fachleuten geprüft werden sollen. Hier können auch die Teile mit ihren Ident-Nummern bestimmten Gerätegruppen zugeordnet werden. Ein wichtiger Vorteil davon wird im Änderungswesen beschrieben.
Es wird hier auch das Teil als Grafik angezeigt, insofern es in der Datenbank abgelegt ist (siehe auch unter dem Punkt „Prüfplanung“). Es ist ungeheuer dienlich, wenn man auf einen Blick sieht, wie das Teil ausschaut.
Ebenso hilfreich ist die Darstellung der technischen Qualitätskennzahl und der Liefertreue als Diagramm (von den letzten 12 Lieferungen).
2.2 Kreditorenstamm
Neben allen anderen relevanten Informationen sind hier noch alle von diesem Lieferanten zu liefernden Teile einschließlich der Qualitätskennzahlen abzurufen.
2.3 Debitorenstamm
Keine besonderen Features.
2.4 Personenbezugsstamm
Hier öffnet sich ein Stammblatt für alle Gelegenheiten, für internes Personal, für Kunden, Lieferanten usw. mit allen möglichen Informationen bis hin zur Schulungsverwaltung für internes Personal, d.h. man kann dort entnehmen, welche Schulungen ein Mitarbeiter wann gehabt hat.
Zudem wird der Bezugsstamm verwendet, um die Zugriffe zu einzelnen Transaktionen des Systems zu dokumentieren.
Im Personenbezugsstamm können auch Bilder der entsprechenden Personen hinterlegt werden. Sie erscheinen dann im Stammblatt eingeblendet.
2.5 Änderungswesen
Das integrierte Änderungswesen ermöglicht, abteilungsbezogene Abarbeitungen parallel und nicht seriell abzuarbeiten. Das erspart eine Menge Zeit, weil in der Regel eine Änderung zeitraubend nacheinander von Abteilung zu Abteilung gereicht wird .
Jeder, der möchte, kann einen Änderungsantrag ONLINE im Rechner eingeben.
Die Entwicklung entscheidet über Ablehnung, Annahme oder Release und legt im Falle der Annahme die Abteilungen fest, die von dieser Änderung betroffen sind.
Jede potentielle Abteilung schaut in kurzen Abständen (max. alle 3 Tage) die To-do-Liste an, ob etwas zu bearbeiten ist, bearbeitet den Vorgang und markiert ihn als erledigt.
Haben alle Abteilungen ihre Arbeit erledigt, erfolgt automatisch die Freigabe der Änderung.
Selbstverständlich stellt eine Auswertungsroutine z. B. die Durchlaufzeiten (man sieht auch, in welcher Abteilung es ggf. länger gelegen hat) sowie die Häufigkeit des Auftretens einzelner Ident-Nummern etc. übersichtlich dar.
Die in den Materialstammdaten zugeordneten Gerätegruppen ermöglichen hier in besonders einfacher und effektiver Weise Änderungsvorschläge, die nicht sofort durchgeführt werden sollen oder können, als Release zu kennzeichnen. Soll irgendwann von einem Gerät X ein Release durchgeführt werden, ruft man sich im Änderungswesen alle bislang aufgelaufenen Releasepunkte das Gerät X betreffend auf und kann dann entscheiden, ob und wie sie in die Überarbeitung einfließen sollen.
3. Prüfplanung (mit Normen- und Unterlagenverwaltung)
3.1 Grafiken, Diagramme, Zeichnungen, Bilder
Damit die Prüfer während ihrer Prüfarbeit nicht erst Zeichnungen und sonstige technische Angaben aus Ordnern, Regalen etc. mühsam suchen müssen, sind hier Zeichnungen, Grafiken, Diagramme, Bilder, Fotos etc. ONLINE auf dem Bildschirm dargestellt. Damit ist eine extrem zeitsparende Teile-Identifizierung gegeben. Die Prüfplaner erbringen dafür einmalig etwas mehr Aufwand, aber dadurch sind fortan alle Prüfungen sehr sehr effektiv durchzuführen. Das Einbinden der Bilder etc. geht auch sehr schnell und problemlos.
3.2 Prüfplanung
Als Orientierung für den Prüfplaner sind bei einer Prüfplanänderung die letzten Wareneingänge mit der Qualitätskennzahl, dem Lieferanten, der Menge, dem Prüfer usw. sichtbar.
Die Historie ist besonders für die nach der ISO 9001 geforderten Dokumentationen kinderleicht und perfekt realisiert.
Wird ein Teil von mehreren Lieferanten geliefert, so hat jeder Lieferant seinen eigenen Prüfplan und seine eigene Dokumentation (Artikel-Kreditoren-Verknüpfung).
3.3 Interne Fehler
Interne Fehler sind Fehler, die in Form von Ausschuss und Nacharbeit während der Produktion anfallen. Sie können auch als Durchschlupf auf Grund der Stichprobenpläne in der Wareneingangsprüfung betrachtet werden. Diese Fehler werden gesammelt und mit einem Fehler- und auch Ursachencode versehen in die Datenbank eingetragen. Daraus ergibt sich ein kompletter Regelkreis für die Wareneingangsprüfung. Wird festgestellt, dass ein Teil öfter als interner Fehler auftaucht, kann die Prüfplanung entsprechend angepasst werden. Am besten wird dieser Regelkreis durch die folgenden Grafik deutlich:
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4. Prüfung (mit Beanstandungen)
4.1 Anlegen eines Prüfauftrages
Aus einer Auswahltabelle kann einer der für dieses Teil in der Prüfplanung freigegebenen Lieferanten gewählt werden. Der Prüfauftrag wird angelegt und erscheint zur Bearbeitung in einer Auflistung, aus der sich die Prüfer die für sie zutreffenden Prüfaufträge aufrufen können.
Ein Teil, welches von einem nicht freigegebenen Lieferanten eingeht, kann nicht eingenommen werden. Das entspricht allen Forderungen der ISO 9001.
Durch Eintragung des Soll- und Ist-Liefertermins wird die Liefertreue des Lieferanten ermittelt. Der Algorithmus ist vorgegeben, kann aber durch freie Faktorenwahl schärfer oder weniger scharf gestaltet werden. So führt auch das zu frühe Liefern zu einem Punktverlust, der aber weniger markant ist, wie der, der durch verspätete Lieferungen zustande kommt.
4.2 Bearbeiten eines Prüfauftrags
Die Fachprüfer für z. Bsp. den Bereich „Elektro, Elektronik“ suchen anhand der Prüfergruppen ihre Vorgänge heraus, prüfen und dokumentieren das Ergebnis ONLINE im QAPS.
Die daraus entstehenden Fehlersammelkarten mit den Ergebnissen der einzelnen Prüfschritte sind jederzeit aufruf- und einsehbar.
Ist die Bearbeitung abgeschlossen, wird der Auftrag automatisch in dem Verzeichnis „Abmelden“ eingetragen.
4.3 Abmelden eines Prüfauftrags
Bis hierher kann der Prüfer noch Fehler korrigieren. Nach dem Abmelden allerdings sind fehlerhafte Eingaben nur noch durch die Prüfplaner zu korrigieren, um Manipulationen zu vermeiden. Auch hier werden die Vorgaben der ISO 9001 erfüllt.
Der Auftrag wird jetzt automatisch parallel in die Verzeichnisse „Freigeben“ und „Beanstanden“ geschoben.
4.4 Freigeben oder Beanstanden eines Prüfauftrags
Freigeben können die Prüfer. Beanstandungen werden nur durch die Prüfplaner gemacht. Nur sie können auch entscheiden, ob z. Bsp. eine beanstandete Lieferung trotzdem freigegeben wird, weil die Mängel geringfügig sind oder die Ware dringend gebraucht und im eigenen Hause nachgearbeitet wird.
Im Falle der Beanstandung wird automatisch ein Beanstandungsdatensatz mit allen bis dahin bekannten Daten erzeugt. Diese Daten werden ebenso automatisch in einen Beanstandungsbericht, der als firmenbezogenes Briefformular vorliegt, eingetragen. Der Brief braucht dann nur noch unterschrieben und versandt zu werden.
Die Auswertungen dazu und die Beanstandungsberichte sind in sinnvoller Weise im Modul „Prüfplanung“ zu finden. Dadurch können bei der Prüfplanung die Beanstandungen eingesehen werden und somit in den Prüfplänen Berücksichtigung finden.
Nach der Freigabe kann ein Warenbegleitschein mit überdimensional großer Ident-Nr. ausgedruckt werden, der alle wichtigen und notwendigen Informationen einschließlich des freigebenden Prüfers enthält, der Ware beigefügt wird und gem. ISO 9001 zur Identifikation sowie zur Dokumentation des Prüfstatus´ verwendet wird.
5. Prüfmittelüberwachung
In der Prüfmittelüberwachung wird für jedes Prüfmittel ein Datensatz erzeugt. Zur Klassifizierung steht eine selbst zu gestaltende Hierarchie zur Verfügung. Die Tiefe des Baumes ist beliebig und kann bis zum letzten ganz spezifischen Prüfmittel herunter gegliedert werden.
Für jedes Prüfmittel kann ein Bild eingeblendet werden, welches zur Identifikation dient. Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn selbst gebaute Prüfmittel, die nicht so oft verwendet werden, identifiziert werden müssen. Ein Bild sagt immer mehr als die auf dem Prüfmittel aufgebrachte Prüfmittelnummer.
Selbstverständlich sind auch die Prüf- oder Kalibrierstellen sowie die dazu nötige Vorgehensweise einzutragen.
6. RMA (Rückwaren)
Es können Kundenschreiben und ähnliche Dokumente mit einer entsprechenden RMA verknüpft und auch von dieser RMA aus per Mausklick aufgerufen werden.
Kommt eine Rückware herein, muss sie mit einer RMA-Nr. nach ISO 9001 gekennzeichnet werden. Die dazu nötigen Label (Schilder) können sofort per Mausklick vom RMA-Datensatz ausgedruckt und dann auf die Rückware aufgeklebt werden.
Das Bestechende an diesem RMA-Modul ist, dass alle eingebundenen Abteilungen des Unternehmens paperless bis zum Rückversandpapier damit arbeiten können. Die Rückware kommt ins Haus, es wird ein Datensatz angelegt, ein Label zur Identifizierung ausgedruckt, aufgeklebt und vom Bearbeiter ein Statement bzgl. des Zustandes der Ware einschließlich eines Verwendungsvorschlags eingetragen. Der Vertrieb, der in der Regel die Kundenkorrespondenz dazu führt, verfügt, was mit dem Teil geschehen soll (reparieren, verschrotten, Reklamation verfolgen, auf Okkasionslager, Aufarbeitung auf neu etc.). Daraufhin führt die RMA-Abteilung alles Notwendige aus und schließt bei Erledigung den Vorgang ab. Bis dahin bleibt er in der To-do-Liste. Für die einzelnen Abteilungen gibt es eigene To-do-Listen, so dass eine Abarbeitung zielgerichtet und sehr schnell erfolgen kann.
Autoreninfo
Manfred Oehlke, Dipl. Ing. (FH), Jahrgang 1941, Studium der Elektrotechnik an der Fachhochschule Hannover. Seit vielen Jahren Leiter des Qualitätsmanagements namhafter Firmen. Ausbildung als externer Auditor. Als Managementbeauftragter der Atlas Material Testing Technology GmbH, Linsengericht, Zertifizierung nach ISO 9001 und Akkreditierung eines Prüflabors für radio- und photometrische Größen nach ISO 17025 im Unternehmen etabliert. Durchführung von EFQM-Self-Assessments. Betreut seit 13 Jahren den Einsatz von CAQ-Systemen, insbesondere für ISO-gerechte Dokumentationen und Auswertungen.